Dzięki urzędowemu poświadczeniu apostille można posłużyć się dokumentem za granicą. Poświadczenie dotyczy autentyczności podpisu i tego, w jakim charakterze działał podpisujący. Obejmuje również pieczęć lub stempel, o ile są na dokumencie. Apostille umieszcza się bezpośrednio na dokumencie albo na dołączonym arkuszu.
Jak wygląda apostille
Szukaj nagłówka „Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)”. Pod nim znajduje się dziesięć ponumerowanych pól. Poświadczenie może być umieszczone na samym dokumencie albo na dołączonej kartce, nazywanej allonge.
W oficjalnym wzorze HCCH pola podzielono następująco:
- 1–4: kraj pochodzenia dokumentu, nazwisko osoby podpisującej, charakter, w jakim działała, oraz informacje o pieczęci lub stemplu.
- 5–8: miejsce i data wydania apostille, organ poświadczający oraz numer.
- 9–10: pieczęć lub stempel organu i podpis osoby upoważnionej.
Polskie MSZ stosuje drukowaną naklejkę z własnoręcznym podpisem pracownika, pieczęcią i hologramem. W innych krajach forma może się różnić.
Sprawdź odwrotną stronę dokumentu i dołączone arkusze. Nie odłączaj apostille od dokumentu. Jeśli potrzebujesz potwierdzenia autentyczności, sprawdź, jak zweryfikować apostille według numeru i danych organu wydającego.
Co potwierdza apostille
Apostille poświadcza podpis, charakter, w jakim działała osoba podpisująca, oraz pieczęć lub stempel. Treść dokumentu i jego przydatność w konkretnej procedurze odbiorca ocenia osobno.
Jeśli notariusz poświadczył kopię, apostille może poświadczać podpis i status tego notariusza. Takie apostille nie poświadcza podpisu pracownika, który wydał oryginał. Dlatego przy przygotowaniu kompletu ustal, na którym egzemplarzu odbiorca wymaga apostille.
Na przykład uznanie dyplomu i przyjęcie na uczelnię są osobnymi procedurami. HCCH wyjaśnia, że apostille potwierdza pochodzenie dokumentu; nie służy weryfikacji treści ani ustaleniu skutków prawnych.
Kiedy potrzebne jest apostille
Apostille stosuje się do dokumentów urzędowych składanych za granicą, gdy między krajami obowiązuje konwencja haska z 5 października 1961 roku, a dokument wymaga takiego poświadczenia. Sprawdź kraj wydania, kraj złożenia i wymagania odbiorcy.
Przepisy i umowy międzynarodowe mogą pozwalać na złożenie dokumentu bez apostille. Wyjątki dla niektórych dokumentów w obrębie UE omówiono poniżej. Jeśli konwencja nie ma zastosowania między danymi krajami i nie ma zwolnienia, może być potrzebna legalizacja konsularna.
Na jakich dokumentach można uzyskać apostille
Apostille nadaje się dokumentom urzędowym i przewidzianym w konwencji urzędowym poświadczeniom. Należą do nich dokumenty organów państwowych, akty notarialne i poświadczenia podpisów na dokumentach prywatnych.
Kategorie dokumentów określa art. 1 konwencji. Przykłady podaje też polskie MSZ. Na jego stronie wymieniono między innymi:
- Dokumenty z urzędu stanu cywilnego (USC), w tym odpisy aktów urodzenia, małżeństwa i zgonu oraz zaświadczenia o stanie cywilnym.
- Zaświadczenia o niekaralności, a także wyroki i postanowienia sądów.
- Sporządzone u notariusza pełnomocnictwa notarialne oraz inne dokumenty notarialne.
- Świadectwa szkolne, dyplomy uczelni i dokumenty potwierdzające przygotowanie zawodowe, czyli dokumenty dotyczące wykształcenia i kwalifikacji.
- Decyzje administracyjne i dokumenty z rejestrów. Należą do nich na przykład odpisy z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS).
Zapytaj odbiorcę, w jakiej formie przyjmie dokument. W danej procedurze urzędowo poświadczona kopia może nie zastąpić oryginału. Ze zwykłą kserokopią nie uzyskasz apostille w polskim MSZ. Przy dokumencie prywatnym apostille może obejmować urzędowe poświadczenie podpisu; nie potwierdza wtedy treści dokumentu.
Kiedy apostille nie jest potrzebne? Wyjątki i uproszczenia w UE
Dokumentów przekazywanych między krajami UE dotyczy odrębna regulacja: rozporządzenie (UE) 2016/1191. Jeśli dokument został wydany w jednym kraju Unii Europejskiej i składasz go organom innego kraju UE, sprawdź, czy mieści się w wykazie rozporządzenia. Dla objętych nim dokumentów urzędowych zniesiono apostille. Zasady te stosuje się od 16 lutego 2019 roku. Wśród wymienionych w rozporządzeniu kwestii są urodzenie, zgon, małżeństwo, miejsce zamieszkania i obywatelstwo.
Nie ma jednak ogólnej zasady „w UE apostille nie jest potrzebne”. Na przykład dyplomy i dokumenty spółek nie są objęte tym rozporządzeniem. Samo członkostwo obu krajów w UE nie wystarcza więc, aby zrezygnować z apostille. Zakres zastosowania wyjaśnia europejski portal e-Sprawiedliwość, a praktyczne zasady opisuje portal Your Europe.
Dla części dokumentów można uzyskać wielojęzyczny standardowy formularz, który pomaga uniknąć osobnego tłumaczenia. Wydaje go uprawniony organ i dołącza do dokumentu: formularz nie zastępuje samego dokumentu. W wyjątkowych przypadkach organ przyjmujący może zażądać tłumaczenia poświadczonego, jeśli formularz nie wystarczy do pełnego zrozumienia treści.
Inne zwolnienia mogą wynikać z umów międzynarodowych lub przepisów kraju, w którym przedstawiany jest dokument. Pozostałe wymagania konkretnej procedury nadal obowiązują. Przed zamówieniem sprawdź podstawę zwolnienia, a osobno wymagania językowe. Brak obowiązku uzyskania apostille nie oznacza automatycznego zwolnienia z tłumaczenia.
Kto wydaje apostille w Polsce
Na polskich dokumentach USC i zaświadczeniach z KRK apostille nadaje MSZ (Ministerstwo Spraw Zagranicznych). Dyplomami polskich uczelni z określonego wykazu zajmuje się NAWA, a dokumentami komisji egzaminacyjnych zajmuje się OKE, która je wydała.
Dla dokumentów szkolnych, notarialnych i pozostałych obowiązują osobne zasady. Właściwy urząd i etapy przygotowawcze wskazano w artykule „Gdzie uzyskać apostille w Polsce”.
Kiedy potrzebne jest wcześniejsze uwierzytelnienie
Na polskim dokumencie notarialnym trzeba najpierw uwierzytelnić podpis notariusza we właściwym sądzie okręgowym. Dopiero potem składa się go w MSZ. Wcześniejszego przygotowania wymagają też dokumenty sądowe i niektóre dokumenty potwierdzające kwalifikacje medyczne lub rzemieślnicze.
O kolejności formalności decyduje rodzaj dokumentu oraz jego wystawca. Szczegóły dla poszczególnych przypadków opisuje artykuł o uwierzytelnieniu przed apostille.
Apostille i tłumaczenie: co zrobić najpierw
Jeśli odbiorca potrzebuje tłumaczenia dokumentu wraz z apostille, najpierw uzyskuje się apostille, a następnie tłumaczy cały komplet. Dla poświadczonej kopii lub gotowego tłumaczenia kolejność trzeba uzgodnić osobno.
Ustal u odbiorcy, jaki egzemplarz i jakie tłumaczenie są potrzebne. Sytuacje te omówiono w artykule „Apostille przed czy po tłumaczeniu”. Uprawnienia polskiego tłumacza przysięgłego można sprawdzić w rejestrze Ministerstwa Sprawiedliwości.
Jak uzyskać apostille na polskim dokumencie
Do MSZ przygotuj oryginał dokumentu, wniosek i potwierdzenie opłaty albo dokument potwierdzający prawo do zwolnienia z opłaty skarbowej. Jeśli wymagane jest wcześniejsze uwierzytelnienie, uzyskaj je przed złożeniem.
Na wizytę osobistą umów się przez oficjalny serwis MSZ i zabierz wydrukowane potwierdzenie wizyty. Dokumenty można też złożyć przez przedstawiciela lub pocztą. Adres obsługi osobistej: ul. Krucza 38/42, Warszawa; adres do wniosków pocztowych: al. Szucha 23, 00-580 Warszawa.
NAWA i pozostałe urzędy mają własne wnioski i zasady. Najpierw wybierz organ według rodzaju dokumentu, a następnie postępuj zgodnie z jego instrukcją.
Apostille na zagranicznym dokumencie do złożenia w Polsce
Apostille na zagranicznym oryginale wydaje właściwy organ kraju jego pochodzenia. Do złożenia w Polsce jest potrzebne, jeśli konwencja ma zastosowanie, konkretna procedura wymaga poświadczenia i dokument nie jest zwolniony z tego obowiązku.
Urząd można znaleźć w wykazie HCCH. Warunki złożenia pocztą lub przez przedstawiciela ustal w tym organie. Polskie MSZ poświadcza polskie dokumenty; miejsce zamieszkania właściciela i język oryginału nie zmieniają kraju jego pochodzenia.
Jeśli konwencja nie ma zastosowania i nie ma innego zwolnienia, może być wymagana legalizacja z udziałem polskiego konsula. Właściwą procedurę ustal w polskiej placówce konsularnej obsługującej kraj pochodzenia dokumentu.
Instytucja w Polsce może dodatkowo żądać tłumaczenia zagranicznego dokumentu na polski. Uzyskanie w Polsce poświadczenia kopii czy tłumaczenia nie zwalnia automatycznie z apostille na oryginale z zagranicy. Przed zamówieniem go w kraju pochodzenia dokumentu zapytaj polską instytucję przyjmującą o wymaganą formę i ewentualne zwolnienie z apostille.
Ile kosztuje uzyskanie apostille?
W polskim MSZ opłata za apostille wynosi 60 zł za każdy poświadczany dokument, jeśli nie przysługuje zwolnienie. Stawkę opublikowano na oficjalnej stronie urzędu. Jest to opłata skarbowa, a nie pełna cena usługi obejmującej tłumaczenie lub pomoc pośrednika.
Liczy się osobne dokumenty, a nie same strony. Za dwa dokumenty w MSZ bez zwolnienia opłata wyniesie 120 zł. Zasady innych instytucji trzeba sprawdzić osobno: stawki MSZ nie można automatycznie odnosić do wszystkich procedur.
Możliwe są zwolnienia z opłaty, między innymi w określonych sprawach dotyczących nauki. Jak wyjaśnia MSZ, podstawę trzeba potwierdzić dokumentami, na przykład potwierdzeniem przyjęcia do szkoły lub na studia lub ważną legitymacją uczniowską bądź studencką.
Ile trwa uzyskanie apostille
W MSZ apostille można uzyskać podczas wcześniej umówionej wizyty, jeśli dokument jest przygotowany i nie wymaga dodatkowego poświadczenia. Wnioski pocztowe rozpatruje się do 30 dni od wpływu do urzędu. Czas dostawy uwzględnij osobno.
W NAWA termin rozpatrzenia i weryfikacji kompletnego, zarejestrowanego zestawu dokumentów wynosi 60 dni. Przy dużej liczbie wniosków trzeba jednak liczyć się z dłuższym oczekiwaniem, o czym uprzedza agencja.
Do planu dolicz czas na znalezienie terminu wizyty, wcześniejsze poświadczenia i tłumaczenie. Urzędowy termin rozpatrzenia określa tylko czas pracy instytucji nad sprawą.
Co oznacza „miejsce na apostille” na dyplomie?
Napis „miejsce na apostille” oznacza obszar przeznaczony na urzędowe poświadczenie dyplomu do użycia za granicą. Miejsce to może pozostać puste, jeśli apostille nie jest potrzebne w Twojej sprawie.
Takie oznaczenie znajduje się na przykład we wzorze dyplomu opublikowanym przez Uniwersytet Radomski. Apostille nie jest nadawane automatycznie przy wydaniu dyplomu: uzyskuje się je w osobnej procedurze na wniosek. Dokumenty polskich uczelni poświadcza NAWA w granicach właściwości wskazanej na swojej stronie.
Nie wypełniaj tego miejsca samodzielnie i nie traktuj go jako obowiązkowego pola do uzupełnienia przed wyjazdem. Najpierw poznaj wymagania zagranicznej uczelni lub urzędu. Jeśli apostille jest rzeczywiście potrzebne, przygotuj komplet do jego uzyskania.
Jak długo ważne jest apostille, a jak długo sam dokument?
Prawidłowo wydane apostille jest bezterminowe. Odbiorca może natomiast wymagać, by sam dokument nadal był ważny lub miał odpowiednio niedawną datę wydania. Uzyskanie apostille nie przedłuży tej ważności ani nie zmieni informacji w dokumencie.
HCCH wyjaśnia, że sama data wydania apostille nie może być powodem jego odrzucenia. Jeśli jednak zasady danej procedury tego wymagają, odbiorca ma prawo poprosić o nowszy dokument źródłowy.
Dotyczy to choćby zaświadczenia o niekaralności: apostille na starszym egzemplarzu nadal jest ważne, ale odbiorca może potrzebować aktualnego zaświadczenia. Nie ma wspólnej dla wszystkich dokumentów zasady trzech lub sześciu miesięcy.
Apostille jest związane z konkretnym poświadczonym egzemplarzem: nie wolno go przenosić na nowy dokument. Przed ponownym użyciem kompletu sprawdź, czy potrzebny jest aktualny egzemplarz. Jeśli wymagany jest nowy dokument, ustal też, czy trzeba uzyskać nowe apostille.
Jak przygotować dokument do złożenia
O sposób przygotowania dokumentu zapytaj najpierw instytucję, w której go złożysz. Z jej wymaganiami możesz przejść przez kolejne formalności:
- Sprawdź, czy przyjmie oryginał, poświadczoną kopię, czy tłumaczenie. Zapytaj o apostille: czy jest obowiązkowe, który egzemplarz trzeba poświadczyć oraz jak dawno dokument mógł zostać wydany.
- Dobierz urząd do kraju wydania i rodzaju dokumentu. W jego instrukcji znajdziesz wymagania dotyczące podpisów, pieczęci i ewentualnego wcześniejszego uwierzytelnienia.
- Gdy apostille jest wymagane, skompletuj dokumenty i wniosek według zasad tego urzędu. Ustal, jak je złożysz i odbierzesz. Zapłać opłatę skarbową, chyba że przysługuje Ci zwolnienie, którego podstawę trzeba potwierdzić.
- Tłumaczowi przekaż wszystko, czego żąda odbiorca. Przy tłumaczeniu dokumentu razem z apostille będzie to cały komplet już po poświadczeniu, łącznie z odwrotem dokumentu i dołączonymi arkuszami. Jeżeli poświadczone ma być samo tłumaczenie, przygotuj je najpierw w wymaganej formie.
Gotowy komplet porównaj z wymaganiami odbiorcy. Sprawdź poprawność imion, nazwisk i dat oraz to, czy niczego nie brakuje.
Przygotowanie dokumentu, apostille, tłumaczenie i dostawę możesz powierzyć Translate Service.
