Aby sprawdzić apostille, ustal organ, który je wydał, i porównaj dane z jego rejestrem lub poproś urząd o potwierdzenie. Przygotuj apostille i dokument, którego dotyczy.
Jak sprawdzić apostille w kilku krokach
Znajdź na apostille kraj, nazwę organu wydającego, datę i numer.
Otwórz oficjalną stronę tego organu. Jeśli udostępnia weryfikację online, przejdź do rejestru przez link na jego stronie.
Porównaj znalezione dane z apostille i sprawdź, do którego dokumentu jest dołączone.
Jeśli nie ma wpisu lub dane się różnią, opisz rozbieżność i zwróć się do organu wydającego.
Sam brak wpisu nie dowodzi fałszerstwa: najpierw sprawdź wpisane dane i ograniczenia rejestru.
Co dokładnie trzeba sprawdzić
Najpierw ustal, co wzbudziło wątpliwości. Pytania o wydanie apostille, autentyczność dokumentu źródłowego i uznanie wykształcenia kieruje się do różnych instytucji. W każdym przypadku procedura weryfikacji będzie inna.
Na przykład uczelnia prosi o potwierdzenie poziomu wykształcenia. Wyszukanie numeru apostille nie rozwiąże całej tej kwestii. Natomiast rozbieżność w dacie samego poświadczenia trzeba wyjaśnić z organem, który je wydał.
Nawet autentyczny dokument może nie spełniać wymagań obowiązujących przy składaniu dokumentów: odbiorca potrzebuje innego języka, określonego rodzaju egzemplarza lub dodatkowych stron.
Co dokładnie trzeba sprawdzić
Co należy ustalić
Gdzie szukać odpowiedzi
Czy takie apostille zostało wydane?
We właściwym organie wskazanym w poświadczeniu
Do którego dokumentu się odnosi?
W danych poświadczenia; sprawdź także cały komplet i miejsce połączenia stron
Czy dokument źródłowy jest autentyczny?
W instytucji, która go wydała, zgodnie z właściwą procedurą weryfikacji
Czy wykształcenie jest uznawane?
W wymaganiach wybranej procedury uznawania wykształcenia
Czy cały komplet zostanie przyjęty?
W pisemnych wymaganiach konkretnego odbiorcy
Jak znaleźć organ wydający
Kraj i nazwa organu wydającego są wskazane na apostille. Znajdź urząd w wykazie właściwych organów HCCH, a następnie otwórz jego oficjalną stronę. Sprawdź adres strony również wtedy, gdy link przesłał pośrednik lub otwarto go przez kod QR.
HCCH publikuje informacje o właściwych organach, ale nie sprawdza poszczególnych apostille. Nie istnieje jeden międzynarodowy rejestr wszystkich apostille. O potwierdzenie wydania należy zwrócić się do organu wskazanego w poświadczeniu.
Jeśli na zdjęciu nie da się odczytać nazwy urzędu, poproś o wyraźniejszy obraz. Nazwy polskich organów pomoże rozpoznać artykuł o tym, gdzie uzyskać apostille.
Jak sprawdzić apostille wydane w Polsce
Jeśli apostille wydało MSZ, skieruj pytanie o jego wydanie do Referatu ds. Legalizacji: legalizacja@msz.gov.pl. Podaj numer i datę apostille, nazwę dokumentu oraz informację, co dokładnie trzeba potwierdzić. Adres ten opublikowano w danych kontaktowych Referatu ds. Legalizacji MSZ.
Jeśli apostille wydał inny polski organ, zwróć się do niego. Nazwa organu znajduje się na samym apostille. Wzór pisma podano w części „Co napisać przy rozbieżności danych”.
Numer dokumentu i numer apostille
Dokument źródłowy i apostille mogą mieć różne numery, daty i osoby podpisujące. Do wyszukiwania w rejestrze potrzebny jest numer samego apostille, a nie numer zaświadczenia, dyplomu lub innego dokumentu.
W standardowym wzorze HCCH numer apostille znajduje się w punkcie 8 „No”. Datę wydania podano w punkcie 6. Niektóre pola opisują osobę podpisującą dokument źródłowy, a inne dotyczą wydania apostille. Dlatego nazwisko osoby podpisującej dokument może być inne niż nazwisko urzędnika, który wystawił apostille.
Do weryfikacji zapisz:
Kraj i nazwę dokumentu źródłowego.
Imię, nazwisko i stanowisko osoby, której podpis jest poświadczany, oraz oznaczenie pieczęci lub stempla.
Miejsce i datę wydania, nazwę organu wydającego oraz numer apostille.
Informację, na jakim egzemplarzu umieszczono apostille i jak połączono strony.
Porównuj każdą wartość z odpowiednim polem w rejestrze lub odpowiedzi urzędu. Wygląd pieczęci, krój pisma ani kod QR nie pozwalają ustalić autentyczności apostille.
Jeśli apostille znajduje się na osobnym arkuszu
Zdjęcie samego arkusza z apostille może nie pokazywać, do jakiego egzemplarza je dołączono. Dlatego do weryfikacji potrzebny jest cały komplet. Zwróć uwagę także na miejsce połączenia stron.
Artykuły 4 i 7 konwencji haskiej opisują umieszczenie apostille na dokumencie lub dołączonym arkuszu oraz ewidencję wydanych poświadczeń. Na wniosek osoby zainteresowanej organ wydający porównuje dane poświadczenia z informacjami zapisanymi przy wydaniu.
Jeśli masz tylko skan jednej strony, poproś o obrazy pozostałych stron kompletu i miejsca ich połączenia. Arkusz z apostille powinien pozostać przy dokumencie: nie odłączaj go do skanowania ani nie przenoś na inny egzemplarz.
Jeśli sposób połączenia stron jest niejasny, opisz tę kwestię urzędowi osobno. Wskaż, które strony są dostępne, co widać przy mocowaniu i czego nie udało się ustalić. Samo potwierdzenie numeru poświadczenia nie rozstrzyga tej kwestii.
Jak odczytać odpowiedź rejestru internetowego
Rejestr może obejmować tylko określone organy, rodzaje apostille lub okresy wydania. Przed wyszukiwaniem przeczytaj instrukcję: jakie dane trzeba wpisać i które poświadczenia można sprawdzić.
Otwieraj rejestr przez link z oficjalnej strony organu wydającego. Jeśli wpisu nie znaleziono, sprawdź numer, datę i wybrany urząd. Możliwe, że apostille wydano w okresie nieobjętym danym rejestrem.
Jeśli przyczyna jest niejasna, zachowaj wynik wyszukiwania i wyślij pytanie do organu wydającego. Wskaż wpisane dane i odpowiedź rejestru.
Jak odczytać odpowiedź rejestru internetowego
Wynik
Co zrobić dalej
Dane są zgodne
Zachowaj wynik. Sprawdź, do którego dokumentu dołączono apostille i czy masz wszystkie strony.
Nie znaleziono wpisu
Sprawdź wpisane dane i ograniczenia rejestru. Jeśli przyczyna jest niejasna, zwróć się do organu wydającego.
Dane się różnią
Sprawdź, czy porównujesz dane apostille, a nie dokumentu źródłowego. Zgłoś urzędowi dokładną rozbieżność.
Rejestr jest niedostępny
Znajdź dane kontaktowe urzędu na jego oficjalnej stronie i zapytaj o inny sposób weryfikacji.
Dostępny jest tylko skan
Poproś o brakujące strony i ustal, w jakiej formie wydano oraz jak przygotowano oryginał.
Elektroniczne apostille, rejestr i PDF
PDF może być zwykłym skanem papierowego dokumentu. Sam format pliku nie oznacza, że masz elektroniczne apostille.
e-Apostille wydaje się w postaci elektronicznej. e-Register służy do sprawdzania danych poświadczeń. Rejestr może zawierać wpis dotyczący papierowego apostille; nie zmienia to papierowego egzemplarza w elektroniczny oryginał. Również na podstawie samego skanu nie zawsze da się ustalić pierwotną formę wydania.
Dostępne rozwiązania wymieniono w tabeli wdrożenia e-APP HCCH. Następnie sprawdź aktualne informacje na stronie wybranego urzędu. Istnienie rejestru elektronicznego nie oznacza, że ten sam organ wydaje e-Apostille.
Jeśli otrzymasz elektroniczny oryginał, zachowaj plik źródłowy wraz z informacjami towarzyszącymi. Zrzut ekranu i wydruk nie zachowują wszystkich właściwości podpisu elektronicznego. Sposób jego sprawdzenia ustal w organie wydającym.
Co napisać przy rozbieżności danych
Podaj numer i datę apostille, nazwę dokumentu, sposób weryfikacji i dokładną rozbieżność. Poproś urząd o porównanie tych informacji z wpisem dotyczącym wydania. Zachowaj odpowiedź, aby wykorzystać ją przy składaniu dokumentów.
Przykładowe zapytanie:
Dzień dobry,
proszę o porównanie danych apostille z dnia [data], nr [numer], wydanego przez [organ] dla [nazwa dokumentu], z wpisem w rejestrze wydanych poświadczeń.
Podczas weryfikacji przez [oficjalny serwis lub inny kanał] stwierdzono: [dokładna rozbieżność lub komunikat o braku wpisu]. Weryfikację przeprowadzono [data].
Proszę o potwierdzenie, czy wydano apostille z takimi danymi i którego dokumentu ono dotyczy.
Dziękuję.
Przygotuj pismo w języku obsługiwanym przez urząd. Kontakt znajdź na jego oficjalnej stronie. Dokumenty i dane osobowe przekazuj oficjalnym kanałem i tylko w zakresie potrzebnym do uzyskania odpowiedzi. Przed wyjaśnieniem przyczyny rozbieżności nie zamawiaj pochopnie nowego apostille.
Co pozostaje po potwierdzeniu danych
Zgodność z wpisem dotyczącym wydania potwierdza dokładnie te dane apostille, które porównano. Przed złożeniem ustal wymagania odbiorcy: czy potrzebne jest tłumaczenie, jaki egzemplarz jest przyjmowany i czy komplet zawiera wszystkie wymagane strony.
FAQ NAWA wyjaśnia zakres poświadczenia. Apostille nie potwierdza wszystkich informacji o kwalifikacjach i nie zastępuje decyzji o uznaniu wykształcenia ani wyniku innej procedury.
Jeśli apostille nadano po wykonaniu tłumaczenia, może być potrzebne przetłumaczenie nowych adnotacji. Ten przypadek opisano w artykule o kolejności apostille i tłumaczenia.
Co zachować po weryfikacji
Zapisz, co udało się potwierdzić i które kwestie wymagają jeszcze odpowiedzi. Informacje te przydadzą się przy kolejnym kontakcie z urzędem lub biurem.
Kraj i organ, który wydał apostille.
Datę i numer apostille osobno od danych dokumentu źródłowego.
Nazwę dokumentu i rodzaj dostępnego egzemplarza.
Oficjalny sposób weryfikacji i informację o tym, jakie poświadczenia obejmuje.
Dane zgodne, rozbieżne lub nieznalezione w rejestrze.
Nierozstrzygniętą kwestię powiązania apostille z dokumentem, jeśli występuje.
Kolejną czynność, adresata zapytania i odpowiedź odbiorcy dotyczącą wymagań.
Samo słowo „sprawdzone” nie mówi, czy porównano numer, obejrzano cały komplet, czy uzyskano odpowiedź organu. Zapis zakresu weryfikacji pomoże uniknąć błędu: częściowe potwierdzenie nie oznacza jeszcze, że komplet jest w pełni gotowy do złożenia.
Tłumaczenie i przygotowanie dokumentów
Zachowaj wynik weryfikacji i odpowiedź urzędu, jeśli o nią wystąpiono. Następnie sprawdź wymagania odbiorcy: jaki egzemplarz dokumentu jest potrzebny, czy wymagane jest tłumaczenie i na jaki język.
Zbierz wszystkie strony dokumentu i apostille. Jeśli tłumaczenie jest już gotowe, sprawdź, czy obejmuje później dodane adnotacje. Przed złożeniem upewnij się, że komplet zawiera wszystkie potrzebne załączniki.
Tłumaczenie przysięgłe dokumentu z apostille można zamówić w Translate Service. Prześlij komplet i wymagania odbiorcy, aby uzgodnić dalsze przygotowanie. Dane dotyczące wydania apostille potwierdza organ, który je wydał.
O autorce
Karolina Bałabon
Tłumacz przysięgły języka rosyjskiego
Związana z branżą tłumaczeniową od 2000 roku, tłumaczka przysięgła języka rosyjskiego od 2006 roku. Ukończyła lingwistykę stosowaną na Uniwersytecie Warszawskim.
Specjalizuje się w tłumaczeniach prawnych, sądowych i notarialnych. Pracuje z językami rosyjskim, ukraińskim, polskim i angielskim oraz zajmuje się zagadnieniami apostille, legalizacji i przygotowania dokumentów zagranicznych do użytku w Polsce.
