Чтобы проверить апостиль, найдите выдавший его орган и сверьте сведения с его реестром или запросите подтверждение у самого ведомства. Подготовьте апостиль и документ, к которому он относится.
Кратко: как проверить апостиль
Найдите на апостиле страну, название выдавшего органа, дату и номер.
Откройте официальный сайт этого органа. Если он предоставляет онлайн-проверку, перейдите в реестр по ссылке с его сайта.
Сверьте найденные сведения с апостилем и проверьте, к какому документу он прикреплён.
Если записи нет или данные отличаются, опишите расхождение и обратитесь в выдавший орган.
Отсутствие записи само по себе не доказывает подделку: сначала проверьте введённые данные и ограничения реестра.
Что именно нужно проверить
Сначала стоит разобраться, что вызвало сомнение. С вопросами о выдаче апостиля, подлинности исходного документа и признании образования обращаются в разные учреждения. В каждом случае порядок проверки будет своим.
Например, университет просит подтвердить уровень образования. Поиск номера апостиля не решит этот вопрос целиком. А вот расхождение в дате самого удостоверения нужно выяснять с органом, который его выдал.
Даже подлинный документ может не подойти для подачи: получателю нужен другой язык, определённый вид экземпляра или дополнительные страницы.
Что именно нужно проверить
Что нужно выяснить
Где искать ответ
Выдавался ли такой апостиль?
В компетентном органе, указанном в удостоверении
К какому документу он относится?
В реквизитах удостоверения; проверьте также весь комплект и место соединения страниц
Подлинен ли исходный документ?
В выдавшем его учреждении, по применимой процедуре проверки
Признаётся ли образование?
В требованиях выбранной процедуры признания образования
Примут ли весь комплект?
В письменных требованиях конкретного получателя
Как найти выдавший орган
Страна и название выдавшего органа указаны на апостиле. Найдите ведомство в каталоге компетентных органов HCCH, затем откройте его официальный сайт. Проверьте адрес сайта, даже если ссылку прислал посредник или вы перешли по QR-коду.
HCCH публикует сведения о компетентных органах, но не проверяет отдельные апостили. Единого международного реестра всех апостилей нет. Подтверждение выдачи запрашивают у органа, указанного в удостоверении.
Если на фотографии не читается название ведомства, запросите более чёткое изображение. Разобраться в названиях польских органов поможет статья где поставить апостиль.
Как проверить апостиль, выданный в Польше
Если апостиль выдан MSZ, направьте вопрос о его выдаче в отдел легализации: legalizacja@msz.gov.pl. Укажите номер и дату апостиля, название документа и что именно нужно подтвердить. Этот адрес опубликован в контактах отдела легализации MSZ.
Если апостиль выдал другой польский орган, обращайтесь к нему. Название органа указано на самом апостиле. Образец письма приведён в разделе «Что написать при расхождении данных».
Номер документа и номер апостиля
У исходного документа и апостиля могут быть разные номера, даты и подписанты. Для поиска в реестре нужен номер самого апостиля, а не номер справки, диплома или другого документа.
В стандартном образце HCCH номер апостиля указан в пункте 8 «No». Дата выдачи находится в пункте 6. Одни поля описывают человека, подписавшего исходный документ, другие относятся к выдаче апостиля. Поэтому имя подписанта документа может отличаться от имени должностного лица, оформившего апостиль.
Для проверки выпишите:
Страну и название исходного документа.
Имя и должность человека, чью подпись удостоверяют, а также обозначение печати или штампа.
Место и дату выдачи, название выдавшего органа и номер апостиля.
Сведения о том, на каком экземпляре размещён апостиль и как соединены страницы.
Сопоставляйте каждое значение с соответствующим полем в реестре или ответе ведомства. По внешнему виду печати, шрифту или QR-коду нельзя установить подлинность апостиля.
Если апостиль находится на отдельном листе
Фотография одного листа с апостилем может не показывать, к какому экземпляру его прикрепили. Поэтому для проверки нужен весь комплект. Обратите внимание и на место соединения страниц.
Статьи 4 и 7 Гаагской конвенции описывают размещение апостиля на документе или прикреплённом листе и учёт выданных удостоверений. По запросу заинтересованного лица выдавший орган сверяет сведения удостоверения с данными, внесёнными при выдаче.
Если у вас только скан одной страницы, запросите изображения остальных страниц комплекта и места их соединения. Лист с апостилем должен оставаться при документе: не отсоединяйте его для сканирования и не переносите на другой экземпляр.
Если непонятно, как соединены страницы, опишите это ведомству отдельно. Укажите, какие страницы доступны, что видно в месте крепления и чего не удалось выяснить. Совпавший номер удостоверения сам по себе этот вопрос не решает.
Как понять ответ онлайн-реестра
Реестр может охватывать только отдельные органы, виды апостилей или периоды выдачи. Перед поиском прочитайте его инструкцию: какие сведения нужно ввести и какие удостоверения можно проверить.
Открывайте реестр по ссылке с официального сайта выдавшего органа. Если запись не найдена, сверьте номер, дату и выбранное ведомство. Возможно, апостиль выдан в период, который этот реестр не охватывает.
Если причина неясна, сохраните результат поиска и направьте вопрос выдавшему органу. Укажите, какие данные вводили и что показал реестр.
Как понять ответ онлайн-реестра
Результат
Что делать дальше
Сведения совпали
Сохраните результат. Проверьте, к какому документу прикреплён апостиль и все ли страницы у вас есть.
Запись не найдена
Сверьте введённые данные и ограничения реестра. Если причина неясна, обратитесь в выдавший орган.
Данные отличаются
Проверьте, что сравниваете реквизиты апостиля, а не исходного документа. Сообщите ведомству точное расхождение.
Реестр недоступен
Найдите контакты ведомства на его официальном сайте и запросите другой способ проверки.
Есть только скан
Запросите недостающие страницы и выясните, в какой форме выдан и как оформлен оригинал.
Электронный апостиль, реестр и PDF
PDF может быть обычным сканом бумажного документа. Формат файла ещё не говорит о том, что перед вами электронный апостиль.
e-Apostille выдают в электронной форме. e-Register служит для проверки сведений об удостоверениях. В реестре может быть запись о бумажном апостиле; от этого бумажный экземпляр не становится электронным оригиналом. По одному скану тоже не всегда можно установить исходную форму выдачи.
Доступные решения перечислены в таблице внедрения e-APP HCCH. Затем проверьте актуальные сведения на сайте выбранного ведомства. Наличие электронного реестра не означает, что тот же орган выдаёт e-Apostille.
Если вы получили электронный оригинал, сохраняйте исходный файл вместе с сопровождающими сведениями. Скриншот и распечатка не передают всех свойств электронной подписи. Как её проверить, уточните у выдавшего органа.
Что написать при расхождении данных
Укажите номер и дату апостиля, название документа, способ проверки и точное расхождение. Попросите ведомство сверить эти сведения с записью о выдаче. Сохраните ответ для дальнейшей подачи.
Пример обращения:
Здравствуйте!
Прошу сверить с записью о выдаче сведения об апостиле от [дата], № [номер], выданном [орган] для [название документа].
При проверке через [официальный сервис или другой канал] обнаружено: [точное расхождение либо сообщение об отсутствии записи]. Проверку проводили [дата].
Подтвердите, пожалуйста, выдавался ли апостиль с такими реквизитами и к какому документу он относится.
Спасибо.
Подготовьте письмо на языке, который принимает ведомство. Контакт найдите на его официальном сайте. Документы и персональные данные передавайте по официальному каналу и только в объёме, необходимом для ответа. До выяснения причины расхождения не спешите заказывать новый апостиль.
Что остаётся после подтверждения реквизитов
Совпадение с записью о выдаче подтверждает именно те сведения об апостиле, которые вы сверили. Перед подачей уточните требования получателя: нужен ли перевод, какой экземпляр принимают и все ли необходимые страницы включены в комплект.
В FAQ NAWA объясняются пределы удостоверения. Апостиль не подтверждает все сведения о квалификации и не заменяет решение о признании образования или результат другой процедуры.
Если апостиль поставили после того, как перевод был готов, может потребоваться перевод новых отметок. Этот случай разобран в статье о порядке апостиля и перевода.
Что сохранить после проверки
Сохраните запись о том, что подтвердилось и по каким вопросам ещё нужен ответ. Эти сведения пригодятся при следующем обращении в ведомство или бюро.
Страна и орган, выдавший апостиль.
Дата и номер апостиля отдельно от реквизитов исходного документа.
Название документа и вид доступного экземпляра.
Официальный способ проверки и сведения о том, какие удостоверения он охватывает.
Сведения, которые совпали, отличаются или не найдены в реестре.
Оставшийся вопрос о связи апостиля с документом, если он есть.
Следующее действие, адресат запроса и ответ получателя о требованиях.
По одному слову «проверено» непонятно, сравнивали ли номер, смотрели весь комплект или получили ответ органа. Запись о том, что именно проверяли, поможет избежать ошибки: частичное подтверждение ещё не означает, что комплект полностью готов к подаче.
Перевод и подготовка документов
Сохраните результат проверки и ответ ведомства, если вы его запрашивали. Затем сверьте требования получателя: какой экземпляр документа нужен, требуется ли перевод и на какой язык.
Соберите все страницы документа и апостиля. Если перевод уже готов, проверьте, включены ли в него отметки, появившиеся позже. Перед подачей убедитесь, что в комплекте есть все необходимые приложения.
Заказать присяжный перевод документа с апостилем можно в Translate Service. Пришлите комплект и требования получателя, чтобы согласовать дальнейшую подготовку. Сведения о выдаче апостиля подтверждает выдавший его орган.
Об авторе
Karolina Bałabon
Присяжный переводчик русского языка
Работает в сфере переводов с 2000 года, присяжный переводчик русского языка с 2006 года. Окончила прикладную лингвистику в Варшавском университете.
Специализируется на юридических, судебных и нотариальных переводах. Работает с русским, украинским, польским и английским языками, а также занимается вопросами апостиля, легализации и подготовки иностранных документов для использования в Польше.
