Щоб перевірити апостиль, знайдіть орган, який його видав, і звірте відомості з його реєстром або попросіть підтвердження в самого відомства. Підготуйте апостиль і документ, якого він стосується.
Коротко: як перевірити апостиль
Знайдіть на апостилі країну, назву органу, що його видав, дату й номер.
Відкрийте офіційний сайт цього органу. Якщо він надає онлайн-перевірку, перейдіть до реєстру за посиланням із його сайту.
Звірте знайдені відомості з апостилем і перевірте, до якого документа його прикріплено.
Якщо запису немає або дані відрізняються, опишіть розбіжність і зверніться до органу, що видав апостиль.
Відсутність запису сама собою не доводить факту підроблення: спочатку перевірте введені дані та обмеження реєстру.
Що саме потрібно перевірити
Спочатку варто з’ясувати, що викликало сумнів. Із питаннями про видачу апостиля, справжність вихідного документа та визнання освіти звертаються до різних установ. У кожному випадку порядок перевірки буде свій.
Наприклад, університет просить підтвердити рівень освіти. Пошук номера апостиля не розв’яже це питання повністю. А розбіжність у даті самого засвідчення потрібно з’ясовувати з органом, який його видав.
Навіть справжній документ може не підходити для подання: установі потрібна інша мова, певний вид примірника або додаткові сторінки.
Що саме потрібно перевірити
Що потрібно з’ясувати
Де шукати відповідь
Чи видавали такий апостиль?
У компетентному органі, вказаному в апостилі
Якого документа він стосується?
У реквізитах апостиля; перевірте також увесь комплект і місце з’єднання сторінок
Чи справжній вихідний документ?
В установі, яка його видала, за відповідною процедурою перевірки
Чи визнається освіта?
У вимогах вибраної процедури визнання освіти
Чи приймуть увесь комплект?
У письмових вимогах конкретної установи
Як знайти орган, що видав апостиль
Країну та назву органу, що видав апостиль, зазначено на ньому. Знайдіть відомство в каталозі компетентних органів HCCH, потім відкрийте його офіційний сайт. Перевірте адресу сайту, навіть якщо посилання надіслав посередник або ви перейшли за QR-кодом.
HCCH публікує відомості про компетентні органи, але не перевіряє окремі апостилі. Єдиного міжнародного реєстру всіх апостилів немає. Підтвердження видачі запитують в органу, вказаного в апостилі.
Якщо на фотографії не читається назва відомства, попросіть чіткіше зображення. Розібратися в назвах польських органів допоможе стаття де поставити апостиль.
Як перевірити апостиль, виданий у Польщі
Якщо апостиль виданий MSZ, надішліть питання про його видачу до відділу легалізації: legalizacja@msz.gov.pl. Вкажіть номер і дату апостиля, назву документа та що саме потрібно підтвердити. Цю адресу опубліковано в контактах відділу легалізації MSZ.
Якщо апостиль видав інший польський орган, звертайтеся до нього. Назва органу вказана на самому апостилі. Зразок листа наведено в розділі «Що написати в разі розбіжності даних».
Номер документа та номер апостиля
У вихідного документа й апостиля можуть бути різні номери, дати та підписувачі. Для пошуку в реєстрі потрібен номер самого апостиля, а не номер довідки, диплома чи іншого документа.
У стандартному зразку HCCH номер апостиля вказано в пункті 8 «No». Дата видачі міститься в пункті 6. Одні поля описують людину, яка підписала вихідний документ, інші стосуються видачі апостиля. Тому ім’я підписувача документа може відрізнятися від імені посадової особи, яка оформила апостиль.
Для перевірки випишіть:
Країну та назву вихідного документа.
Ім’я та посаду людини, чий підпис засвідчують, а також позначення печатки чи штампа.
Місце й дату видачі, назву органу, що видав апостиль, і номер апостиля.
Відомості про те, на якому примірнику розміщено апостиль і як з’єднано сторінки.
Зіставляйте кожне значення з відповідним полем у реєстрі або відповіді відомства. За зовнішнім виглядом печатки, шрифтом чи QR-кодом не можна встановити справжність апостиля.
Якщо апостиль міститься на окремому аркуші
Фотографія одного аркуша з апостилем може не показувати, до якого примірника його прикріпили. Тому для перевірки потрібен увесь комплект. Зверніть увагу й на місце з’єднання сторінок.
Статті 4 та 7 Гаазької конвенції описують розміщення апостиля на документі чи прикріпленому аркуші та облік виданих апостилів. На запит зацікавленої особи орган, що видав апостиль, звіряє його відомості з даними, внесеними під час видачі.
Якщо у вас лише скан однієї сторінки, попросіть зображення решти сторінок комплекту та місця їх з’єднання. Аркуш з апостилем має залишатися разом із документом: не від’єднуйте його для сканування та не переносьте на інший примірник.
Якщо незрозуміло, як з’єднано сторінки, опишіть це відомству окремо. Вкажіть, які сторінки доступні, що видно в місці кріплення й чого не вдалося з’ясувати. Самого збігу номера апостиля для розв’язання цього питання недостатньо.
Як зрозуміти відповідь онлайн-реєстру
Реєстр може охоплювати лише окремі органи, види апостилів або періоди видачі. Перед пошуком прочитайте його інструкцію: які відомості потрібно ввести та які апостилі можна перевірити.
Відкривайте реєстр за посиланням з офіційного сайту органу, що видав апостиль. Якщо запис не знайдено, звірте номер, дату й вибране відомство. Можливо, апостиль виданий у період, який цей реєстр не охоплює.
Якщо причина незрозуміла, збережіть результат пошуку й надішліть питання органу, що видав апостиль. Вкажіть, які дані вводили та що показав реєстр.
Як зрозуміти відповідь онлайн-реєстру
Результат
Що робити далі
Відомості збіглися
Збережіть результат. Перевірте, до якого документа прикріплено апостиль і чи всі сторінки у вас є.
Запис не знайдено
Звірте введені дані та обмеження реєстру. Якщо причина незрозуміла, зверніться до органу, що видав апостиль.
Дані відрізняються
Перевірте, що порівнюєте реквізити апостиля, а не вихідного документа. Повідомте відомству точну розбіжність.
Реєстр недоступний
Знайдіть контакти відомства на його офіційному сайті та попросіть інший спосіб перевірки.
Є лише скан
Попросіть відсутні сторінки та з’ясуйте, у якій формі виданий і як оформлений оригінал.
Електронний апостиль, реєстр і PDF
PDF може бути звичайним сканом паперового документа. Формат файлу ще не свідчить про те, що перед вами електронний апостиль.
e-Apostille видають в електронній формі. e-Register призначений для перевірки відомостей про апостилі. У реєстрі може бути запис про паперовий апостиль; від цього паперовий примірник не стає електронним оригіналом. За одним сканом теж не завжди можна встановити вихідну форму видачі.
Доступні рішення перелічені в таблиці впровадження e-APP HCCH. Потім перевірте актуальні відомості на сайті вибраного відомства. Наявність електронного реєстру не означає, що той самий орган видає e-Apostille.
Якщо ви отримали електронний оригінал, зберігайте вихідний файл разом із супровідними відомостями. Знімок екрана та роздруківка не передають усіх властивостей електронного підпису. Як його перевірити, уточніть в органу, що видав документ.
Що написати в разі розбіжності даних
Укажіть номер і дату апостиля, назву документа, спосіб перевірки й точну розбіжність. Попросіть відомство звірити ці відомості із записом про видачу. Збережіть відповідь для подальшого подання.
Приклад звернення:
Добрий день!
Прошу звірити із записом про видачу відомості про апостиль від [дата], № [номер], виданий [орган] для [назва документа].
Під час перевірки через [офіційний сервіс або інший канал] виявлено: [точна розбіжність або повідомлення про відсутність запису]. Перевірку проводили [дата].
Підтвердьте, будь ласка, чи видавали апостиль із такими реквізитами та якого документа він стосується.
Дякую.
Підготуйте лист мовою, яку приймає відомство. Контакт знайдіть на його офіційному сайті. Документи й персональні дані передавайте офіційним каналом і лише в обсязі, необхідному для відповіді. До з’ясування причини розбіжності не поспішайте замовляти новий апостиль.
Що залишається після підтвердження реквізитів
Збіг із записом про видачу підтверджує саме ті відомості про апостиль, які ви звірили. Перед поданням уточніть вимоги установи: чи потрібен переклад, який примірник приймають і чи всі необхідні сторінки включено до комплекту.
У FAQ NAWA пояснюються межі засвідчення. Апостиль не підтверджує всіх відомостей про кваліфікацію та не замінює рішення про визнання освіти або результат іншої процедури.
Якщо апостиль поставили після того, як переклад був готовий, може знадобитися переклад нових відміток. Цей випадок розглянуто в статті про порядок апостиля та перекладу.
Що зберегти після перевірки
Збережіть запис про те, що підтвердилося та на які питання ще потрібна відповідь. Ці відомості знадобляться під час наступного звернення до відомства чи бюро.
Країна й орган, що видав апостиль.
Дата та номер апостиля окремо від реквізитів вихідного документа.
Назва документа й вид доступного примірника.
Офіційний спосіб перевірки та відомості про те, які апостилі він охоплює.
Відомості, які збіглися, відрізняються або не знайдені в реєстрі.
Нез’ясоване питання про зв’язок апостиля з документом, якщо воно є.
Наступна дія, адресат запиту й відповідь установи щодо вимог.
З одного слова «перевірено» незрозуміло, чи порівнювали номер, чи оглядали весь комплект, чи отримали відповідь органу. Запис про те, що саме перевіряли, допоможе уникнути помилки: часткове підтвердження ще не означає, що комплект повністю готовий до подання.
Переклад і підготовка документів
Збережіть результат перевірки та відповідь відомства, якщо ви її запитували. Потім звірте вимоги установи: який примірник документа потрібен, чи потрібен переклад і якою мовою.
Зберіть усі сторінки документа й апостиля. Якщо переклад уже готовий, перевірте, чи включено до нього відмітки, які з’явилися пізніше. Перед поданням переконайтеся, що в комплекті є всі необхідні додатки.
Замовити присяжний переклад документа з апостилем можна в Translate Service. Надішліть комплект і вимоги установи, щоб узгодити подальшу підготовку. Відомості про видачу апостиля підтверджує орган, який його видав.
Про автора
Karolina Bałabon
Присяжний перекладач російської мови
Працює у сфері перекладів з 2000 року, присяжна перекладачка російської мови з 2006 року. Закінчила прикладну лінгвістику у Варшавському університеті.
Спеціалізується на юридичних, судових і нотаріальних перекладах. Працює з російською, українською, польською та англійською мовами, а також займається питаннями апостиля, легалізації та підготовки іноземних документів для використання в Польщі.
