Апостиль — официальное удостоверение для использования документа за границей. Он подтверждает подлинность подписи, статус подписавшего документ лица и, при наличии, печать или штамп. Его оформляют на самом документе или на прикреплённом листе.
Как выглядит апостиль
Апостиль можно узнать по заголовку «Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)» и десяти пронумерованным полям. Он находится на документе или на отдельном прикреплённом листе — аллонже.
В официальном образце HCCH поля распределены так:
- 1–4: страна происхождения документа, фамилия подписавшего лица, его статус и сведения о печати или штампе.
- 5–8: место и дата выдачи апостиля, удостоверяющий орган и номер.
- 9–10: печать или штамп органа и подпись уполномоченного лица.
Польский MSZ использует напечатанную наклейку с собственноручной подписью сотрудника, печатью и голограммой. В других странах оформление может отличаться.
Проверьте оборот документа и прикреплённые листы. Не отделяйте апостиль от документа. Если нужно подтвердить подлинность, посмотрите, как проверить апостиль по номеру и данным органа выдачи.
Что подтверждает апостиль
Апостиль удостоверяет подпись, статус подписавшего лица и печать или штамп. Содержание документа и его пригодность для конкретной процедуры получатель оценивает отдельно.
Если нотариус заверил копию, апостиль может удостоверять подпись и статус этого нотариуса. Такой апостиль не удостоверяет подпись сотрудника, выдавшего оригинал. Поэтому при подготовке комплекта уточните, на каком экземпляре получатель требует апостиль.
Например, признание диплома и зачисление в университет — отдельные процедуры. HCCH поясняет, что апостиль подтверждает происхождение документа; проверка содержания и определение юридических последствий в его задачу не входят.
Когда нужен апостиль
Апостиль используют для официальных документов при подаче за границей, когда между странами действует Гаагская конвенция от 5 октября 1961 года и для документа требуется такое удостоверение. Проверьте страну выдачи, страну подачи и требования получателя.
Законы и международные договоры могут разрешать подачу без апостиля. Исключения для ряда документов внутри ЕС разобраны ниже. Если конвенция между нужными странами не применяется и освобождения нет, может потребоваться консульская легализация.
На какие документы можно поставить апостиль
Апостиль оформляют на официальных документах и предусмотренных конвенцией официальных удостоверениях. К ним относятся документы государственных органов, нотариальные акты и удостоверения подписей на частных документах.
Категории таких документов определяет статья 1 конвенции. На сайте польского МИД можно найти примеры того, что принимают для удостоверения:
- Документы из USC — польского органа записи актов гражданского состояния, Urząd Stanu Cywilnego. Это могут быть выписки о рождении, браке или смерти, справки о семейном положении.
- Справки о несудимости, судебные решения и постановления.
- Нотариальные доверенности и другие документы, оформленные нотариусом.
- Документы об образовании и квалификации: от школьного аттестата до диплома вуза или документа о профессиональной подготовке.
- Административные решения и документы из реестров. Сюда относятся, например, выписки из KRS — польского Национального судебного реестра.
Форма документа имеет значение. Оригинал и официально заверенная копия не всегда взаимозаменяемы в конкретной процедуре, а обычной ксерокопии для апостиля в польском МИД недостаточно. В случае частного документа апостиль может относиться к официальному удостоверению подписи, а не к содержанию самого документа.
Когда апостиль не нужен? Исключения и упрощения в ЕС
Для документов, которые передают между странами ЕС, есть отдельное правило — Регламент (ЕС) 2016/1191. Если вы получили документ в одной стране Евросоюза и подаёте его органам другой, проверьте, входит ли он в перечень регламента. Для охваченных им официальных документов апостиль отменён. Эти правила применяют с 16 февраля 2019 года. Среди перечисленных в регламенте вопросов — рождение, смерть, брак, место жительства и гражданство.
Однако общего правила «внутри ЕС апостиль не нужен» нет. Например, дипломы и документы компаний не входят в сферу этого регламента. Поэтому одного членства обеих стран в ЕС недостаточно, чтобы отказаться от апостиля. Область применения объясняет Европейский портал электронного правосудия, а практические правила — портал Your Europe.
Для части документов можно получить многоязычную стандартную форму, которая помогает обойтись без отдельного перевода. Её выдаёт уполномоченный орган и прикладывает к документу: сам документ она не заменяет. В исключительных случаях принимающий орган может запросить заверенный перевод, если формы недостаточно для полного понимания содержания.
Другие освобождения могут следовать из международных договоров или законодательства страны предъявления. При этом сохраняются остальные требования конкретной процедуры. Перед заказом проверьте основание освобождения, а отдельно — требования к языку. Отсутствие обязанности получать апостиль не означает автоматического освобождения от перевода.
Кто выдаёт апостиль в Польше
Для польских документов USC и справок KRK апостиль оформляет MSZ — Министерство иностранных дел Польши. Дипломами польских вузов из установленного перечня занимается NAWA, документами экзаменационных комиссий — выдавшая их OKE.
Для школьных, нотариальных и других документов действуют отдельные правила. Нужное ведомство и подготовительные этапы указаны в статье «Где поставить апостиль в Польше».
Когда нужно предварительное удостоверение
Перед подачей польского нотариального документа в MSZ подпись нотариуса удостоверяют в соответствующем окружном суде — sąd okręgowy. Для судебных документов и отдельных документов о медицинской или ремесленной квалификации также предусмотрены подготовительные этапы.
Порядок зависит от вида документа и выдавшего его учреждения. Подробнее — в статье о предварительном удостоверении перед апостилем.
Апостиль и перевод: что оформлять сначала
Если получателю нужен перевод документа вместе с апостилем, сначала получают апостиль, затем переводят весь комплект. Для удостоверенной копии или уже готового перевода порядок нужно согласовать отдельно.
Уточните у получателя, какой экземпляр и перевод ему нужны. Сценарии разобраны в статье «Апостиль до или после перевода». Полномочия польского присяжного переводчика можно проверить в реестре Министерства юстиции.
Как получить апостиль на польский документ
Для MSZ подготовьте оригинал документа, заявление и подтверждение оплаты либо документ, подтверждающий право не платить государственный сбор. Если требуется предварительное удостоверение, получите его до подачи.
На личный приём запишитесь через официальный сервис MSZ и возьмите распечатанное подтверждение визита. Подать документы также можно через представителя или почтой. Адрес для личного приёма — ul. Krucza 38/42, Warszawa; для почтовых заявлений — al. Szucha 23, 00-580 Warszawa.
У NAWA и других ведомств собственные заявления и правила. Сначала выберите орган по виду документа, затем следуйте его инструкции.
Апостиль иностранного документа для подачи в Польше
Апостиль на иностранный оригинал выдаёт компетентный орган страны его происхождения. Для подачи в Польше он нужен, если применяется конвенция, конкретная процедура требует удостоверения и для документа нет освобождения.
Найти ведомство можно в перечне HCCH. Условия подачи почтой или через представителя уточняйте у этого органа. Польский MSZ удостоверяет польские документы; место жительства владельца и язык оригинала не меняют страну его происхождения.
Если конвенция не применяется и другого освобождения нет, может потребоваться легализация с участием польского консула. Подходящий порядок уточните в польском консульском учреждении, обслуживающем страну происхождения документа.
Перевод иностранного документа на польский может быть отдельным требованием. Польское удостоверение копии или перевода не заменяет автоматически апостиль на иностранном оригинале. Сначала узнайте у принимающей организации в Польше, какая форма нужна и действует ли освобождение, и только затем заказывайте удостоверение за границей.
Сколько стоит получить апостиль?
В польском MSZ сбор за апостиль составляет 60 zł за каждый удостоверяемый документ, если нет освобождения от оплаты. Ставка опубликована на официальной странице ведомства. Это государственный сбор, а не полная цена услуги с переводом или помощью посредника.
Считают отдельные документы, а не просто страницы. За два документа в MSZ без освобождения сбор составит 120 zł. В других учреждениях правила нужно проверить отдельно: автоматически распространять ставку MSZ на все процедуры нельзя.
Возможны освобождения от сбора, в том числе в определённых вопросах образования. Как поясняет MSZ, основание нужно подтвердить документами — например, подтверждением зачисления или действующим ученическим либо студенческим удостоверением.
Сколько времени занимает оформление
В MSZ апостиль можно получить во время заранее назначенного приёма, если документ подготовлен и не требует дополнительного удостоверения. Почтовые заявления рассматривают до 30 дней со дня поступления в ведомство. Доставку учитывайте отдельно.
Для NAWA срок рассмотрения и проверки полного зарегистрированного комплекта составляет 60 дней. Агентство предупреждает, что из-за большого количества заявлений ожидание может увеличиться.
При планировании учитывайте также ожидание записи, подготовительные удостоверения и перевод. Государственный срок обработки охватывает работу ведомства, а не весь путь документа.
Что означает «miejsce na apostille» на дипломе?
Надпись «miejsce na apostille» переводится как «место для апостиля». Она обозначает участок для официального удостоверения диплома для использования за границей. Это место может оставаться пустым, если апостиль для вашей подачи не требуется.
Такое обозначение есть, например, в образце диплома, опубликованном Радомским университетом. Апостиль не появляется автоматически при выдаче диплома: для него предусмотрена отдельная процедура по заявлению. Документы польских вузов удостоверяет NAWA в пределах указанной на её сайте компетенции.
Не заполняйте это место самостоятельно и не считайте его обязательным полем, которое нужно заполнить перед поездкой. Сначала выясните требования иностранного университета или ведомства. Если апостиль действительно необходим, подготовьте комплект для его получения.
Сколько действует апостиль, а сколько — сам документ?
У правильно выданного апостиля нет срока окончания действия. Для исходного документа получатель может установить требования к сроку действия или давности выдачи. Апостиль не продлевает срок документа и не обновляет содержащиеся в нём сведения.
Как объясняет HCCH, апостиль нельзя отклонить только из-за его возраста. При этом получатель может потребовать более новый исходный документ, если это предусмотрено правилами процедуры.
Например, может понадобиться свежая справка о несудимости, хотя апостиль на ранее выданной справке продолжает действовать. Единого срока в три или шесть месяцев для всех документов не существует.
Апостиль связан с конкретным удостоверенным экземпляром: переносить его на новый документ нельзя. Перед повторным использованием комплекта проверьте, требуется ли свежий экземпляр. Если нужен новый документ, уточните и необходимость нового апостиля.
Как подготовить документ для подачи
Начните с требований учреждения, куда будете подавать документ. Затем подготовьте комплект в нужной последовательности:
- Уточните, какой экземпляр нужен: оригинал, удостоверенная копия или перевод. Узнайте, требуется ли апостиль, на каком документе он должен стоять и есть ли ограничение по давности выдачи.
- Выберите ведомство по стране выдачи и виду документа. Проверьте его инструкцию: какие подписи и печати нужны, требуется ли предварительное удостоверение.
- Если апостиль необходим, подготовьте заявление и документы по инструкции ведомства. Согласуйте способ подачи и получения, оплатите государственный сбор либо подтвердите основание, по которому его можно не платить.
- Если получателю нужен перевод документа с апостилем, передайте переводчику весь комплект после апостилирования — включая оборот и прикреплённые листы. Если апостиль требуется на самом переводе, сначала подготовьте перевод в нужной форме.
Перед подачей сверьте имена, даты и комплектность с требованиями получателя.
Подготовку документа, апостиль, перевод и доставку можно поручить Translate Service.
