Если учреждению нужны апостиль на исходном документе и перевод всего комплекта, сначала получите апостиль. Затем передайте переводчику документ со всеми отметками. Если же апостиль нужен на самом переводе, порядок обратный: сначала подготовьте перевод.
Если документ уже переведён, проверьте, чего не хватает для подачи. Возможно, нужно перевести появившийся апостиль, предъявить оригинал или иначе удостоверить перевод. Заказывать всю работу заново стоит после того, как вы выясните причину замечания.
На чём нужен апостиль: оригинал, копия или перевод
Апостиль удостоверяет подлинность подписи, статус подписавшего лица и, когда это применимо, печать или штамп. Такой порядок установлен Гаагской конвенцией об апостиле. В зависимости от того, на каком документе стоит апостиль, он относится к разным подписям и удостоверениям:
На исходном документе он удостоверяет подпись и печать выдавшего документ органа.
На нотариальной копии он относится к нотариальному действию, которым подтверждена копия.
На удостоверенном переводе он удостоверяет соответствующую подпись или удостоверительную надпись, относящуюся к переводу.
Эти варианты нельзя автоматически заменять друг другом. Когда учреждение просит «документ с апостилем», уточните, на чём именно он должен стоять. Иначе можно получить правильно оформленное удостоверение, которое учреждение не примет для вашей процедуры.
Что уточнить до заказа апостиля и перевода
Прежде чем платить за апостиль и перевод, запросите требования учреждения, куда будете подавать документы. По возможности получите письменный ответ с учётом вашей процедуры:
Нужен ли апостиль для этого документа и этой подачи?
На чём он должен быть: исходном документе, нотариальной копии или переводе?
На какой язык нужен перевод и кто должен его удостоверить?
Что нужно перевести: основной текст, приложения, оборот, дополнительные отметки?
В какой форме принимают результат: бумажный документ, электронный файл, оригинал или копию?
В запросе укажите страну выдачи документа и страну, где собираетесь его использовать. Язык документа сам по себе не определяет порядок оформления: документ на русском мог быть выдан в разных государствах.
Отдельно проверьте, нужен ли апостиль и нужен ли перевод. Для некоторых документов и случаев подачи действуют освобождения от удостоверения. Они описаны, в частности, в инструкции МИД Польши.
Как переводить документ, которому нужен апостиль
Если получатель требует исходный документ с апостилем и перевод всего комплекта, действуйте в таком порядке:
Подготовьте нужный экземпляр документа.
Пройдите предварительное удостоверение, если оно предусмотрено для этого документа, и получите апостиль.
Передайте переводчику документ со всеми отметками и приложениями.
Допустим, учреждению нужны свидетельство с апостилем и перевод всего комплекта. Если перевести свидетельство заранее, новых отметок в переводе ещё не будет. После апостилирования придётся договариваться, как дополнить перевод. Получив апостиль до перевода, вы избежите этого дополнительного оформления.
Условия перевода всего комплекта описаны на странице присяжного перевода документов. Передайте переводчику документ вместе с апостилем, оборотом и приложениями.
Как оформить апостиль на переводе
Для апостиля на переводе сначала подготовьте сам перевод в нужной форме. До заказа выясните, кто должен его выполнить и чью подпись будут подтверждать.
Польский МИД выделяет присяжные переводы в отдельную категорию документов. В официальной инструкции прямо указано, что апостиль нельзя поставить на ксерокопии присяжного перевода.
При этом получатель может отдельно требовать апостиль на исходном документе. Если нужны оба удостоверения, согласуйте порядок оформления каждого из них.
При заказе присяжного перевода сообщите переводчику страну подачи и покажите точную формулировку требования. Уточните также, нужно ли включить в итоговый комплект перевод отметок, которые появятся после удостоверения.
Если апостиль нужен на польском присяжном переводе, требования к документу и порядок обращения описаны на странице апостиля на переводе документов.
Когда подходит нотариальная копия с апостилем
Прежде чем оформлять нотариальную копию с апостилем, убедитесь, что получатель её примет. Апостиль на удостоверении копии не подтверждает подпись органа, выдавшего оригинал.
Польский МИД поясняет это в ответах на частые вопросы: в описанном там случае удостоверение относится к подтверждению соответствия копии оригиналу. Подойдёт ли такая форма для подачи, нужно выяснить в стране назначения.
До обращения к нотариусу задайте получателю прямой вопрос:
Принимаете ли вы нотариально удостоверенную копию с апостилем на нотариальном удостоверении или требуется апостиль на исходном документе?
Пять ситуаций: что делать с апостилем и переводом
Найдите в таблице свою ситуацию. Она поможет понять, что уточнить у получателя и переводчика перед следующим заказом.
Что делать с имеющимся документом и переводом
Что у вас есть
Что нужно выяснить
Следующий шаг
Исходный документ без апостиля и перевода
Требуется ли апостиль и на каком документе
Подтвердить требования, затем согласовать последовательность
Готовый перевод, после которого на документе появился апостиль
Нужно ли отражать новые отметки и допускается ли дополнение
Обсудить оформление с переводчиком и получателем
Перевод, выполненный со скана или копии
Принимает ли учреждение такое основание перевода
Проверить удостоверительную надпись и требование к оригиналу
Нотариальный перевод из другой страны
Подходят ли язык, исполнитель и вид удостоверения
Показать получателю имеющийся комплект до повторного заказа
Требование поставить апостиль на переводе
Какой перевод нужен и чья подпись удостоверяется
Согласовать отдельный порядок оформления перевода
Обращаясь в бюро с готовым переводом, объясните, что изменилось. Покажите перевод и требование учреждения, чтобы обсудить работу, которую осталось выполнить.
Нужно ли заново переводить документ после апостиля
После появления апостиля готовый перевод иногда можно дополнить. Обсудите с переводчиком, можно ли использовать имеющийся текст и как оформить недостающую часть.
Если добавились только новые отметки, уточните, как дополнение будет связано с первоначальным переводом и примет ли получатель такой комплект. Перевода одного отдельного листа может оказаться недостаточно.
Другой перевод может понадобиться, если:
учреждение требует иной вид удостоверения перевода;
перевод выполнен с копии, а для подачи нужен перевод с предъявленного оригинала;
исходный документ заменили новым экземпляром;
готовый перевод не подходит по языку или в нём переведены не все нужные части.
Попросите получателя объяснить, что именно не подходит, и передайте замечание переводчику. По формулировке «перевод не подходит» трудно понять, что исправлять.
Согласуйте оформление с переводчиком. Не дописывайте текст, не заменяйте страницы и не присоединяйте листы к удостоверенному переводу самостоятельно.
Как проверить перевод со скана или оригинала
Скан можно отправить в бюро для оценки стоимости. Но если учреждение требует перевод с предъявленного оригинала, это условие нужно учесть при оформлении результата. Посмотрите, какой исходный материал указан в удостоверительной надписи на вашем переводе.
В Польше статья 18, пункт 2 закона о профессии присяжного переводчика предусматривает указание, выполнен ли перевод с оригинала, перевода или копии. Также указываются сведения об удостоверении исходного материала.
Сравните эту надпись с требованиями учреждения. Если для подачи нужно предъявить оригинал и перевести именно с него, покажите требование переводчику и обсудите дальнейшие действия. Допустимость перевода со скана зависит от требований конкретного учреждения.
Для первого обращения достаточно прислать изображения документов и описать задачу. Нужно ли предъявлять оригинал, согласуйте до оформления окончательного перевода.
Примут ли в Польше иностранный нотариальный перевод
Чтобы узнать, примут ли уже подготовленный иностранный нотариальный перевод, покажите его получателю. Уточните, кто выполнил перевод и что именно удостоверил нотариус.
В Польше используется термин tłumaczenie przysięgłe, то есть присяжный перевод. Его выполняет и удостоверяет присяжный переводчик в пределах своих полномочий. Статус профессии регулирует польский закон.
У перевода из другой страны могут отличаться исполнитель, способ удостоверения и язык. Прежде чем заказывать новый, уточните в учреждении:
подходит ли язык готового перевода;
принимается ли такой способ удостоверения;
нужен ли перевод польского присяжного переводчика;
требуется ли предъявление оригинала;
переведены ли все необходимые части документа.
При отказе попросите назвать причину. Возможно, нужно исправить лишь часть оформления; в других случаях потребуется новый перевод.
Обязательно ли переводить сам апостиль
По Гаагской конвенции признание апостиля не зависит от наличия его перевода. При этом учреждение может требовать перевод самого документа по применимым правилам.
В пунктах 304–305 руководства HCCH по применению Конвенции разъясняется: апостиль нельзя отклонить из-за языка, на котором он оформлен, или отсутствия перевода.
Поэтому совет «апостиль всегда нужно переводить» слишком общий. Если для подачи требуется перевод исходного документа, апостиль это требование не отменяет.
Если получатель просит перевести документ со всеми отметками, уточните состав и основание требования. Если же он называет перевод апостиля обязательным условием признания самого удостоверения, попросите разъяснить это требование с учётом Конвенции.
Как согласовать требования к апостилю и переводу
Напишите получателю, какой документ собираетесь подать и что у вас уже готово. В запрос можно включить следующие вопросы:
Здравствуйте!
Для [название процедуры] я планирую подать [вид документа], выданный в [страна] органом [название].
Сейчас у меня есть [оригинал / удостоверенная копия / перевод]. Перевод выполнен [с оригинала / копии / скана, как указано в удостоверительной надписи]. Апостиль [уже оформлен / пока отсутствует].
Подтвердите, пожалуйста:
Требуется ли апостиль для этого документа и этой процедуры?
На чём он должен быть: исходном документе, нотариальной копии или переводе?
На какой язык нужен перевод и кто должен его удостоверить?
Какие страницы, приложения и отметки необходимо перевести?
В какой форме нужно представить комплект?
Если апостиль появится после выполнения перевода, допускается ли дополнение или потребуется новый перевод?
Прошу по возможности прислать ссылку на применимые требования.
Спасибо!
Передайте ответ переводчику до начала работы. Если позже изменятся документ, учреждение или цель подачи, проверьте требования заново.
Что проверить перед заказом апостиля и перевода
Перед заказом проверьте, всё ли вы выяснили:
Куда и для какой процедуры подаёте документ.
Нужен ли апостиль и на каком документе он должен стоять.
На какой язык нужен перевод и кто должен его удостоверить.
Потребуется ли оригинал для выполнения заказа.
Какие страницы и отметки нужно перевести.
Можно ли использовать или дополнить уже готовый перевод.
Поможем согласовать перевод вашего комплекта документов
В Translate Service можно обратиться за консультацией по уже готовому переводу. Покажите документ, перевод и требования получателя. Мы уточним, что осталось перевести, и согласуем оформление.
Решение о переводе только апостиля или всего комплекта примем после того, как выясним требования к вашей подаче.
Об авторе
Karolina Bałabon
Присяжный переводчик русского языка
Работает в сфере переводов с 2000 года, присяжный переводчик русского языка с 2006 года. Окончила прикладную лингвистику в Варшавском университете.
Специализируется на юридических, судебных и нотариальных переводах. Работает с русским, украинским, польским и английским языками, а также занимается вопросами апостиля, легализации и подготовки иностранных документов для использования в Польше.
