Na polskim zaświadczeniu o niekaralności z KRK i dokumentach USC apostille nadaje MSZ. Na dyplomach polskich uczelni objętych wykazem NAWA apostille nadaje ta agencja. Na dokumentach okręgowych komisji egzaminacyjnych OKE apostille nadaje komisja, która je wydała. Wymagania dotyczące przygotowania dokumentów podano w tabeli poniżej.
Jeśli planujesz skorzystać z pomocy biura, warunki uzyskania apostille na polskich dokumentach opisano na osobnej stronie.
Znajdź swój dokument w tabeli. Przy dokumentach dotyczących wykształcenia istotne są dokładna nazwa i instytucja, która je wydała.
| Dokument | Gdzie się zgłosić | Co przygotować |
|---|---|---|
| Papierowe zaświadczenie o niekaralności z KRK | MSZ (Ministerstwo Spraw Zagranicznych) | Papierowy oryginał. Wydruk elektronicznej odpowiedzi go nie zastępuje. |
| Odpis aktu urodzenia, małżeństwa lub inny dokument USC | MSZ | Dokument USC z okrągłą pieczęcią, podpisem i pieczęcią imienną pracownika. |
| Polski dokument notarialny | Właściwy sąd okręgowy, następnie MSZ | Wcześniejsze uwierzytelnienie podpisu notariusza w sądzie. |
| Dyplom polskiej uczelni | NAWA, jeśli dokument znajduje się w jej wykazie | Egzemplarz i załączniki zgodnie z instrukcją NAWA. |
| Dokument okręgowej komisji egzaminacyjnej OKE | OKE, która wydała dokument | Oryginał i wniosek zgodnie z instrukcją danej komisji. |
| Dokument polskiej szkoły | Zwykle właściwy kurator oświaty | Sprawdź rodzaj dokumentu i szkołę: dla niektórych kategorii właściwe są inne urzędy. |
| Zagraniczny oryginał | Właściwy organ kraju wydania | Wymagania kraju wydania i odbiorcy dokumentu. |
| Prywatne pismo, umowa lub zaświadczenie organizacji | Procedura zależy od wymaganego urzędowego poświadczenia | Najpierw ustal, jaki podpis lub jaką czynność notarialną trzeba potwierdzić. |
Podstawowe kategorie i wyjątki wymieniono w oficjalnej instrukcji MSZ. Na przykład w przypadku niektórych dokumentów szkolnych właściwe są MEN lub organy do spraw kultury. Tabela pomaga wybrać urząd; dokładne wymagania określa on dla danego rodzaju dokumentu.
Dla już wydanego zaświadczenia dostępna jest osobna usługa apostille na zaświadczeniu o niekaralności. Przy zgłoszeniu podaj kraj jego wydania.
Znajdź na dokumencie kraj wydania, pełną nazwę instytucji i stanowisko osoby podpisującej. Przy dyplomie ustal też, czy wydała go uczelnia, szkoła czy komisja egzaminacyjna.
Wskaż, co zamierzasz złożyć: oryginał, notarialnie poświadczoną kopię czy tłumaczenie. Procedura może być inna dla każdego z tych dokumentów. Jeśli napis lub podpis jest nieczytelny, ustal dane w instytucji, która wydała dokument.
W przypadku zagranicznego oryginału zacznij od zasad kraju jego wydania. Zgodnie z art. 3 konwencji haskiej apostille wydaje właściwy organ państwa, z którego pochodzi dokument.
Polskie tłumaczenie i notarialnie poświadczona kopia mogą wymagać osobnych formalności. Dlatego ustal u odbiorcy, który dokument ma mieć apostille: zagraniczny oryginał, kopia czy tłumaczenie.
Jeśli na przykład składasz zagraniczny akt stanu cywilnego wraz z polskim tłumaczeniem, uzgodnij wymagania dotyczące każdego z nich przed rozpoczęciem formalności.
Dokumenty polskich uczelni z określonego wykazu poświadcza NAWA. Sprawdź dokładną nazwę dokumentu i wymagania dotyczące egzemplarza oraz załączników. Dyplom zagranicznej uczelni podlega procedurze kraju wydania.
Dokument OKE składa się w komisji, która go wydała. Na przykład instrukcja OKE w Poznaniu dotyczy dokumentów tej komisji.
W sprawie zwykłych świadectw szkolnych należy zwrócić się do kuratora oświaty właściwego ze względu na siedzibę szkoły. Dla szczególnych kategorii, w tym niektórych szkół za granicą i szkół artystycznych, obowiązują inne zasady wskazane w instrukcji MSZ.
Apostille potwierdza urzędowe pochodzenie dokumentu. Wymagania dotyczące uznania wykształcenia lub kwalifikacji ustal osobno u odbiorcy.
Jeśli chcesz powierzyć formalności biuru, sprawdź warunki apostille na dokumentach dotyczących wykształcenia.
W przypadku polskiego dokumentu notarialnego przed zgłoszeniem do MSZ trzeba uwierzytelnić podpis notariusza we właściwym sądzie okręgowym. Ten etap opisano w artykule o uwierzytelnieniu przed apostille.
W przypadku prywatnej umowy, pisma lub zaświadczenia organizacji najpierw uzgodnij z odbiorcą wymaganą formę dokumentu. Jeśli potrzebne jest notarialne poświadczenie podpisu, ustal, jaką czynność ma wykonać notariusz. Nie ma jednej procedury dla wszystkich dokumentów prywatnych.
Przy dokumencie sądowym znaczenie mają konkretny sąd i rodzaj dokumentu. Procedury uwierzytelnienia podpisu notariusza nie można automatycznie stosować do wszystkich dokumentów sądowych, w tym dokumentów sądów apelacyjnych.
Rozróżnij organ wydający apostille i instytucję przyjmującą gotowy dokument. Osobny organ może wcześniej uwierzytelniać podpis. Biuro pomaga zorganizować formalności i tłumaczenie; apostille wydaje uprawniony urząd.
| Rola | O co zapytać |
|---|---|
| Wydaje apostille | Czy ten organ jest uprawniony do wydania apostille dla mojego dokumentu? |
| Dokonuje wcześniejszego uwierzytelnienia | Czyj podpis lub jaką pieczęć potwierdza ten etap? |
| Przyjmuje dokumenty | Czy jest to miejsce złożenia wniosku, czy organ wydający decyzję? |
| Ocenia wykształcenie lub komplet dokumentów | Jaki rezultat jest potrzebny w mojej procedurze? |
Do MSZ można złożyć dokumenty osobiście po rezerwacji wizyty, przez przedstawiciela lub pocztą. Przed wizytą osobistą wybierz termin w oficjalnym serwisie rezerwacji. Przygotuj oryginał, wniosek oraz wydrukowane potwierdzenia wizyty i opłaty.
Z pytaniem o konkretny dokument możesz napisać do Referatu ds. Legalizacji: legalizacja@msz.gov.pl. Podaj rodzaj dokumentu i instytucję, która go wydała.
Jeśli Twój dokument przyjmuje MSZ i składasz go osobiście, sprawdź, jak umówić wizytę w MSZ w sprawie apostille.
Przed wysłaniem oryginału uzgodnij sposób złożenia i zwrotu dokumentów. Sprawdź:
Jeśli tłumaczenie jest już gotowe, kolejność dalszych czynności opisano w artykule „Apostille przed czy po tłumaczeniu”.
Prześlij zdjęcie dokumentu i podaj kraj jego wydania oraz kraj złożenia. Pomożemy ustalić procedurę, uzgodnimy koszt i wyjaśnimy, które etapy możesz powierzyć Translate Service.
