Polski dokument notarialny przed uzyskaniem apostille w MSZ uwierzytelnia się we właściwym sądzie okręgowym. Sąd potwierdza podpis i pieczęć notariusza. W przypadku innych dokumentów etap przygotowawczy zależy od ich rodzaju i instytucji wydającej; poniżej wyjaśniamy, jak go ustalić.
Co potwierdza się przed apostille
W niektórych procedurach przed wydaniem apostille trzeba potwierdzić określony podpis lub pieczęć. Ustal, kto dokonuje tej weryfikacji i w jakiej formie potwierdza jej wynik. Wydanie apostille jest osobnym etapem.
W polskich instrukcjach pojawia się słowo uwierzytelnienie. Może oznaczać różne rodzaje poświadczenia zależnie od dokumentu i instytucji. Ustal, jaka czynność jest wymagana w Twojej sprawie.
Na przykład instrukcja Sądu Okręgowego Warszawa-Praga opisuje potwierdzanie podpisu i pieczęci notariusza w granicach właściwości terytorialnej sądu. Na tym etapie nie wykonuje się nowego tłumaczenia ani nie ustala prawdziwości treści dokumentu źródłowego.
Który egzemplarz trzeba sprawdzić
Najpierw określ, co zamierzasz złożyć: dokument źródłowy, notarialnie poświadczoną kopię czy tłumaczenie. Zasady przygotowania jednego egzemplarza mogą nie mieć zastosowania do innego.
Przejrzyj wszystkie strony. Znajdź nazwę organu wydającego oraz podpisy pod klauzulami poświadczającymi. Sprawdź, czego dotyczą osobne arkusze i załączniki: mogą pełnić różne funkcje.
- Zapisz dokładną nazwę dokumentu i kraj wydania.
- Podaj organ, stanowisko osoby podpisującej i rodzaj egzemplarza.
- Ustal, który podpis ma zostać poświadczony na następnym etapie.
- Porównaj to z wymaganiami odbiorcy.
Jeśli urząd nie został jeszcze wybrany, sprawdź, gdzie uzyskać apostille dla swojego dokumentu. Następnie przygotuj egzemplarz zgodnie z jego instrukcją.
Jak przygotować polski dokument notarialny
W przypadku polskiego dokumentu notarialnego najpierw uzyskaj uwierzytelnienie we właściwym sądzie okręgowym, a następnie złóż dokument w MSZ. Taką kolejność wskazuje oficjalna instrukcja Ministerstwa Spraw Zagranicznych.
Znajdź na dokumencie imię i nazwisko notariusza oraz miejsce jego działalności. Na tej podstawie ustal właściwy sąd okręgowy i przeczytaj jego wymagania dotyczące złożenia dokumentu. Na tym etapie sąd uwierzytelnia podpis i pieczęć notariusza.
Następnie przygotowany egzemplarz można przekazać do MSZ w celu uzyskania apostille. W przypadku pełnomocnictwa warunki dalszych formalności opisano na stronie apostille na pełnomocnictwie.
Dokumenty sądowe podlegają osobnej procedurze. Przykładu notarialnego nie można automatycznie stosować do wszystkich dokumentów z pieczęcią ani do wszystkich dokumentów sądowych.
| Etap | Co zrobić | Rezultat |
|---|---|---|
| Sprawdzenie dokumentu notarialnego | Ustal notariusza, miejsce jego działalności i rodzaj sporządzonego dokumentu. | Wiadomo, której czynności notarialnej dotyczy podpis. |
| Wcześniejsze uwierzytelnienie | Zwróć się do właściwego sądu okręgowego zgodnie z jego instrukcją. | Uwierzytelniono podpis i pieczęć notariusza. |
| Apostille | Złóż przygotowany egzemplarz w MSZ. | Uzyskano apostille na odpowiednim dokumencie. |
| Przygotowanie dla odbiorcy | Uzgodnij wymagany język, tłumaczenie i formę złożenia. | Komplet odpowiada uzgodnionym wymaganiom. |
Kiedy wymagane jest dodatkowe poświadczenie
Etap przygotowawczy wybiera się według rodzaju dokumentu. W przypadku polskiego dokumentu notarialnego jest to uwierzytelnienie we właściwym sądzie okręgowym. Inne kategorie sprawdzaj w instrukcji organu, który wyda apostille.
NAWA ma własne zasady dla dokumentów polskich uczelni. OKE w Poznaniu nadaje apostille dokumentom tej komisji. Instytucje te odpowiadają za różne kategorie dokumentów; nie trzeba odwiedzać ich kolejno w sprawie każdego dyplomu.
Jeśli proponuje Ci się dodatkowe poświadczenie, poproś o wyjaśnienie, jaka czynność jest potrzebna, jaki podpis lub jaką pieczęć potwierdza i który punkt oficjalnej instrukcji przewiduje ją dla Twojego dokumentu. Zasady innego kraju lub innego rodzaju dokumentu nie uzasadniają dodatkowego płatnego etapu w Twojej sprawie.
Jak rozpoznać dotychczasowe poświadczenia
Przeanalizuj każdą adnotację osobno. Ustal, którego podpisu dotyczy i co już zostało poświadczone.
Możesz sporządzić listę wykonanych czynności: podpis źródłowy, czynność notarialna, wcześniejsze uwierzytelnienie, apostille, tłumaczenie. Obok zapisz, kto wykonał czynność i gdzie znajduje się odpowiednia adnotacja. Taka lista opisuje Twój dokument i nie oznacza, że wszystkie te etapy są obowiązkowe.
Na przykład poświadczenie zgodności kopii z oryginałem różni się od potwierdzenia podpisu. Sama klauzula zgodności kopii nie wystarczy do ustalenia, czy dokument jest gotowy do wybranej procedury apostille.
Jeśli znaczenie adnotacji jest niejasne, zapytaj organ lub specjalistę, który ją sporządził. Nie dopisuj danych ani nie dodawaj samodzielnie arkuszy.
Co ustalić, jeśli urząd nie potwierdza podpisu
Przed ponownym złożeniem dokumentu ustal przyczynę zastrzeżenia „dokument jest nieodpowiedni”. Poproś o wskazanie niespełnionego wymagania i wyjaśnienie, co trzeba zrobić, aby je spełnić.
Ustal, czy egzemplarz jest odpowiedni, czy organ jest właściwy do obsługi tego dokumentu, o który podpis chodzi i czy potrzebne jest kolejne poświadczenie.
Jeśli zalecono kontakt z organem wydającym lub uzyskanie nowego dokumentu, zapytaj, jaki powinien być nowy egzemplarz. Warto zamówić duplikat po takim wyjaśnieniu, a nie tylko po to, aby miał późniejszą datę wydania.
Zachowaj odpowiedź w dokładnym brzmieniu i przekaż ją kolejnemu wykonawcy. Pozwoli to omówić z nim, co konkretnie trzeba poprawić.
Lista kontrolna przed kolejnym etapem
Wypełnij listę kontrolną dla egzemplarza, który zamierzasz złożyć. Jeśli odpowiedź nie jest jeszcze znana, zaznacz to. Obok wskaż, do kogo skierować pytanie.
Jeśli oryginał zastąpiono kopią lub uzyskano nowe poświadczenie, ponownie sprawdź związane z tym punkty. Odpowiedzi dotyczące poprzedniego egzemplarza mogą już nie być aktualne.
| Co sprawdzić | Co zapisać |
|---|---|
| Dokument i pochodzenie | Nazwa, kraj i organ wydający |
| Podpis i egzemplarz | Stanowisko osoby podpisującej; oryginał, kopia lub tłumaczenie |
| Przedmiot kolejnej weryfikacji | Który podpis lub która pieczęć podlega poświadczeniu |
| Organ wydający apostille | Nazwa i link do aktualnej instrukcji |
| Etap przygotowawczy | Wymagany / niewymagany / jeszcze nie ustalono; podstawa odpowiedzi |
| Wykonawca etapu przygotowawczego | Organ i potwierdzona właściwość w tej sprawie |
| Zakończenie etapu | Jakie dane i adnotacje powinny się znajdować na dokumencie |
| Niewyjaśniona kwestia | Do kogo skierowano zapytanie i na jaką odpowiedź oczekujesz |
Jeśli wcześniejsze uwierzytelnienie zostało już uzyskane, kolejnym etapem jest złożenie dokumentu do apostille. Warunki skorzystania z pomocy biura opisano na stronie apostille na polskich dokumentach.
Jeśli po uwierzytelnieniu dokument należy złożyć w MSZ, sprawdź, jak umówić wizytę w MSZ w sprawie apostille.
Co napisać do urzędu
W zapytaniu podaj dokument, osobę podpisującą i przedstawiany egzemplarz. Ułatwi to organowi odpowiedź na pytanie o potrzebną czynność. Możesz użyć takiej wiadomości:
Proszę o informację, czy przed apostille wymagane jest wcześniejsze uwierzytelnienie [dokładny rodzaj dokumentu], wydanego przez [organ, kraj] i podpisanego przez [stanowisko]. Przedstawiany jest [rodzaj egzemplarza]. Który organ wykonuje ten etap? Jakiej czynności dokonuje i jakie dane potwierdzają jej zakończenie? Proszę o wskazanie aktualnej instrukcji dla tej kategorii.
Przygotuj pismo w języku obsługiwanym przez instytucję i wyślij je, korzystając z danych kontaktowych z oficjalnej strony. Nie publikuj numerów identyfikacyjnych ani pełnych kopii dokumentów w otwartych komentarzach lub formularzu publicznym.
Jeśli pytanie dotyczy gotowego tłumaczenia, przed ponownym zamówieniem sprawdź, kiedy uzyskać apostille w stosunku do tłumaczenia. W takim przypadku kolejność może być inna.
Pomożemy ustalić, jak przygotować dokument
Jeśli dokument zawiera kilka poświadczeń lub urząd zgłosił uwagi, opisz sytuację Translate Service. Pomożemy ustalić, co trzeba wyjaśnić przed dalszymi formalnościami, i uzgodnić tłumaczenie. Możesz zacząć od opisu sprawy lub jednego dokumentu; następnie ustalimy potrzebny komplet.
