Jeśli odbiorca wymaga papierowego oryginału polskiego zaświadczenia o niekaralności lub dokumentu do uzyskania apostille w MSZ, wybierz papierowe zaświadczenie z KRK. Jeśli instytucja przyjmuje dokumenty elektroniczne, możesz uzyskać zaświadczenie przez e-KRK i przekazać oryginalny plik z podpisem elektronicznym. Zwykły wydruk zaświadczenia elektronicznego nie zastępuje papierowego oryginału.
Czym różnią się elektroniczne i papierowe zaświadczenia z KRK
Papierowe zaświadczenie przekazuje się jako oryginał na papierze. Elektroniczne przekazuje się w pliku umożliwiającym sprawdzenie podpisu pracownika, który je wydał. Wybierz format zgodnie z wymaganiami instytucji, w której złożysz dokument.
Zaświadczenie papierowe: przekazujesz oryginał dokumentu. Zaświadczenie elektroniczne: przekazujesz oryginalne pliki z podpisem elektronicznym. Wydruk zaświadczenia elektronicznego nie zastępuje papierowego oryginału KRK.
| Co posiadasz | Czym jest | Jak używać |
|---|---|---|
| Papierowe zaświadczenie z KRK | Oryginał wydany na papierze | Przekaż papierowy egzemplarz zgodnie z wymaganiami odbiorcy. |
| XML z e-KRK z podpisem elektronicznym | Dokument elektroniczny | Przekaż oryginalne pliki potrzebne do sprawdzenia podpisu. |
| Wizualizacja, na przykład PDF | Czytelna postać odpowiedzi | Służy do przeglądania; przekaż ją wraz z elektronicznym oryginałem, jeśli wymaga tego odbiorca. |
| Skan papierowego zaświadczenia | Elektroniczna kopia papierowego dokumentu | Ustal, czy skan jest dopuszczalny, czy potrzebny będzie oryginał. |
| Wydruk odpowiedzi e-KRK | Papierowe odwzorowanie dokumentu elektronicznego | Nie używaj go zamiast urzędowego papierowego oryginału. |
Gov.pl wskazuje, że elektroniczna odpowiedź KRK ma format XML i podpis elektroniczny. Jej zwykły wydruk nie jest dokumentem urzędowym. Obraz podpisu lub pieczęci w PDF również nie zastępuje weryfikacji podpisu elektronicznego.
Jaki format wybrać do złożenia dokumentu
- Instytucja przyjmuje XML z podpisem elektronicznym: uzgodnij sposób przekazania i prześlij dokument elektroniczny.
- Potrzebny jest papierowy oryginał: zamów papierowe zaświadczenie z KRK.
- Potrzebne jest apostille w polskim MSZ: przygotuj odpowiednie zaświadczenie papierowe.
- W wymaganiach podano tylko „zaświadczenie o niekaralności”: ustal format przed złożeniem wniosku.
Polskie zaświadczenie elektroniczne jest urzędowym dokumentem elektronicznym. Możliwość użycia go w Twojej sprawie zależy od formy złożenia dokumentów i wymagań odbiorcy. Wymagania pracodawców, uczelni i zagranicznych urzędów mogą się różnić.
Jak przekazać zaświadczenie elektroniczne i sprawdzić podpis
Zachowaj całą oryginalną odpowiedź e-KRK. Jeśli pobrano ją w archiwum ZIP, zachowaj archiwum i wszystkie zawarte w nim pliki. Nie wysyłaj zamiast nich samego zrzutu ekranu lub wydrukowanej strony.
Jak odczytać treść
Do przeglądania XML służy oficjalna funkcja Wizualizacja w e-KRK. Wybierz plik z odpowiedzią, wpisz wyświetlony kod i pobierz przygotowane archiwum. Funkcja pozwala uzyskać czytelną postać dokumentu.
Jak sprawdzić podpis elektroniczny
Na Gov.pl dostępna jest oficjalna instrukcja weryfikacji podpisanego dokumentu. Prowadzi do serwisu podpis.gov.pl i opisuje pracę z XML oraz XAdES:
- Przygotuj oryginalny podpisany plik. Jeśli podpis jest zapisany osobno, zachowaj także powiązany plik dokumentu.
- Otwórz usługę „Podpisz lub sprawdź dokument” i dodaj plik do sprawdzenia.
- Jeśli plik zawiera podpis, wybierz „Sprawdź, kto podpisał”.
- Odczytaj dane osoby podpisującej i status podpisu. W instrukcji prawidłowy podpis ma status „Ważny”.
Zestaw plików zależy od otrzymanej odpowiedzi. Przy podpisie zewnętrznym do weryfikacji może być potrzebny oryginalny XML wraz z plikiem podpisu; postępuj zgodnie ze wskazówkami używanego narzędzia. Jeśli nie udało się sprawdzić zestawu, zachowaj oryginalne pliki i skontaktuj się z pomocą KRK. Wizualizacja i weryfikacja podpisu służą różnym celom.
Co wysłać odbiorcy
Uzgodnij, czy instytucja przyjmuje oryginalne archiwum, czy osobne pliki, oraz jak je przekazać. Wyślij elektroniczny oryginał z podpisem; w razie potrzeby dołącz wizualizację ułatwiającą odczytanie treści. Nie zmieniaj zawartości oryginalnych plików.
Czy można wydrukować e-KRK w celu uzyskania apostille
Nie. Zwykły wydruk e-KRK nie nadaje się do uzyskania apostille w MSZ. W tym celu uzyskaj zaświadczenie z KRK w postaci papierowego oryginału.
W instrukcji MSZ zaświadczenia o niekaralności opisano osobno. Urząd ostrzega, że apostille nie można nadać na kserokopii dokumentu lub wydruku z platformy ePUAP.
Jeśli masz już zaświadczenie elektroniczne, najpierw ustal wymagania odbiorcy. Gdy wymaga on papierowego oryginału z apostille, kolejnym krokiem jest zamówienie papierowego KRK. Warunki dalszych formalności opisano na stronie apostille na zaświadczeniu o niekaralności.
Co przekazać tłumaczowi
W przypadku zaświadczenia elektronicznego przekaż oryginalny dokument wraz z plikami podpisu. Jeśli zaświadczenie jest papierowe, pokaż je tłumaczowi wraz z wymaganiami instytucji. Jeśli do wstępnej wyceny wysyłasz skan, wcześniej ustal, czy wykonanie tłumaczenia będzie wymagało okazania oryginału.
Jeśli odbiorca wymaga tłumaczenia papierowego zaświadczenia wraz z apostille, najpierw uzyskaj apostille, a następnie przekaż tłumaczowi cały komplet. Dokument elektroniczny również można przetłumaczyć; ustal wymaganą formę i sposób okazania dokumentu w swojej sprawie.
Ile kosztuje wydanie zaświadczenia
Opłata urzędowa wynosi 20 zł przy uzyskaniu dokumentu przez e-KRK i 30 zł za zaświadczenie papierowe. Aktualne stawki są dostępne na stronie opłat KRK.
W przypadkach przewidzianych prawem opłata nie jest pobierana; prawo do zwolnienia trzeba potwierdzić. Na przykład w związku z wykonywaniem określonych obowiązków wolontariusza na obozach i koloniach dla dzieci wymagane jest pismo organizatora.
Kwoty te dotyczą wydania informacji przez rejestr państwowy. Uzyskanie dokumentu przez biuro, tłumaczenie, apostille i dostawa rozliczane są według warunków wybranej usługi. Forma elektroniczna nie gwarantuje szybszego wydania zaświadczenia.
O co zapytać odbiorcę
Jeśli format nie został wskazany, przed zamówieniem zaświadczenia ustal wymagania instytucji. Możesz użyć takiej wiadomości:
Czy przyjmują Państwo polskie zaświadczenie z KRK w formacie XML z podpisem elektronicznym, czy potrzebny jest papierowy oryginał? W jaki sposób przekazać dokument? Czy wymagane są tłumaczenie i apostille? Czy obowiązują wymagania dotyczące daty wydania?
Zachowaj odpowiedź i przekaż ją osobie, która zajmie się tłumaczeniem lub formalnościami. Pozwoli to wcześniej uzgodnić odpowiedni komplet.
Jak uzyskać zaświadczenie we właściwym formacie
Odpowiedź elektroniczną uzyskuje się przez e-KRK. Zaświadczenie papierowe można zamówić osobiście, pocztą lub przez pełnomocnika. Jeśli potrzebujesz papierowego KRK, wybierz odpowiedni sposób złożenia zapytania zamiast drukować elektroniczną odpowiedź.
Najpierw ustal w instytucji, jaki format zaświadczenia jest potrzebny i czy wymagane są apostille oraz tłumaczenie. Z tą odpowiedzią możesz samodzielnie złożyć zapytanie lub zwrócić się do biura. W Translate Service pomożemy uzyskać właściwe zaświadczenie i przygotować je do złożenia.
Instrukcja wyjaśnia, jak uzyskać zaświadczenie z KRK.
